Onderwijs

Slim onderwijs kan niet zonder slim informatiebeheer

Geplaatst op Geupdate op

Slim onderwijs

 

 

 

 

 

In het onderwijs werken veel slimme mensen. Zij doen hun best om ook anderen slim te maken. Dit gebeurt steeds vaker met moderne leermiddelen. De innovatie en digitalisering van het onderwijs vind ik prachtig om te zien. Van digibord tot online colleges en van leren op de iPad tot informatiedeling via groepsapps. Je kunt er de kwaliteit van onderwijs en communicatie flink mee verhogen. Maar vergeet slim informatiebeheer niet!  

De aandacht voor digitalisering zie je in de hele onderwijsveld, van basisschool tot universiteit. Minister Bussemaker promoot het waar ze kan. Een prima ontwikkeling. Dat de focus op de ‘leerkant’ ligt, is begrijpelijk maar ook een beetje jammer. Er valt namelijk op meer terreinen veel te winnen met digitalisering. Bijvoorbeeld rondom interne, administratieve processen. Zelf noem ik dat graag ‘slim informatiebeheer’. Ik weet ook wel dat dit niet sexy klinkt, maar het is wel belangrijk. En slimme onderwijsmensen weten dat heel goed.

Betrouwbaar beheer

Veel onzichtbare informatiestromen in het onderwijs vragen om zorgvuldig en betrouwbaar beheer. Dat geldt bijvoorbeeld voor diploma’s, cijferlijsten, certificaten, examen- en praktijkovereenkomsten en identiteitsdocumenten. De tijd van papieren archieven is wel zo ongeveer voorbij, maar de transformatie naar en tussen digitale dossiers verloopt niet altijd vlekkeloos. Er gaat vaak veel tijd verloren met dubbele (handmatige) handelingen en het corrigeren van fouten. Medewerkers worden daar niet blij van. Ook leerlingen en studenten niet. Zij rekenen op een up-to-date digitaal persoonlijk dossier. Een dossier waaruit ze, op het moment dat zij dat nodig hebben, de juiste gegevens kunnen halen. Bijvoorbeeld voor een stage of vervolgopleiding.

Scoren bij stakeholders

De toekomst vraagt niet alleen om slim onderwijs. Een instelling die de administratieve zaken op orde heeft, scoort bij haar ‘stakeholders’. Bij leerlingen, ouders en medewerkers ontstaat vertrouwen. Hoe belangrijk dat is, zie je als het mis gaat. Zoals een tijd geleden bij de Hogeschool van Amsterdam, waar diploma’s door een administratieve chaos niet op tijd uitgereikt konden worden. De slimme onderwijsmensen die daar werken, zullen er niet vrolijk van zijn geworden. Ook de financiële gevolgen van goed en slecht informatiebeheer zijn relevant. Alleen met een correcte leerlingenregistratie kun je bij het ministerie de maximale financiële vergoedingen claimen. En daar profiteert uiteindelijk de hele onderwijsorganisatie van.

Mooie resultaten

Onderwijsinstellingen willen best overstappen op slimmer informatiebeheer, merken wij. Maar hoe? Dat is soms een worsteling. Goed partnerschap kan tot mooie resultaten leiden. Een recent voorbeeld is onze samenwerking met het ROC van Amsterdam. De grootste ROC-instelling van ons land koos voor een toekomstgerichte oplossing voor beter, sneller en veiliger informatiebeheer. Via een slimme softwarekoppeling verbindt Ricoh de bestaande kopieer- en scanfunctionaliteiten direct aan EduArte, het kernregistratiesysteem in de cloud waar vrijwel alle ROC’s op zijn aangesloten. Voortaan kunnen medewerkers, na een beveiligde aanmelding, met één druk op de knop een document scannen en tegelijkertijd doorgeleiden naar het juiste digitale dossier in EduArte. Het gebruik van QR-codes minimaliseert de kans op fouten. Het oude systeem werkte alleen met barcodes, wat tot veel ergernis leidde. Sommige gescande documenten belandden in het verkeerde dossier of kwamen niet eens aan. ROC Amsterdam nam er geen genoegen mee. De kwaliteit moest omhoog, met meer controleerbaarheid en veiligheid. Dat is gelukt. Na een pilot en inmiddels driekwart jaar werken met het systeem zijn de voorlopers in Amsterdam blij. Ze noemen de oplossing gebruiksvriendelijk, efficiënt, snel en betrouwbaar.

Niet achterblijven

Zoals wel vaker leidt één (groot) schaap over de dam tot meer. Collega-ROC’s en andere MBO-opleidingen zijn nieuwsgierig geworden. Men wil niet achterblijven, zeker niet omdat de oplossing als cloudplatform beschikbaar is. Dit maakt uitbreiden naar beheersopties voor personeelsdossiers, facturen en interne archiefsystemen eenvoudig. En omdat alles via hetzelfde platform werkt, kun je ook nog eens flink besparen op investerings- en beheerskosten.

Over slim gesproken!

Benieuwd naar onze slimme onderwijsoplossingen? Neem contact op met Rogier Eskes, of iemand van ons onderwijs team.